Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous, et qui répond de vos renseignements

tepConnect est édité par TEP Entreprise, établie au Québec, Canada.

Responsable de la protection des renseignements personnels : l'équipe des Services juridiques représentant TEP, courriel : legal@tep-connect.com, veille au respect de la loi chez TEP et reçoit toutes les questions, demandes et plaintes relatives à vos renseignements personnels.

Pour ses propres utilisateurs et contacts (comptes, formulaires du site, journal d'activité), TEP est l'entreprise responsable, elle décide pourquoi et comment ces renseignements sont traités. Pour les réponses aux enquêtes et sondages, l'organisation cliente qui a créé l'enquête ou la campagne en est la responsable ; TEP agit comme prestataire, selon ses instructions et le contrat écrit de service. Pour toute question sur une campagne, enquête ou sondage, adressez-vous d'abord à l'organisation qui la mène ; nous vous aiderons à la joindre au besoin.

2. Gouvernance de la protection des renseignements personnels

TEP applique une politique de gouvernance interne qui encadre tout le cycle de vie des renseignements personnels qu'elle détient : collecte limitée à ce qui est nécessaire, accès restreint par rôle, communication seulement par contrat écrit, conservation selon les durées de la section 7, destruction ou anonymisation irréversible à leur terme. Cette politique prévoit aussi une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant tout nouveau projet touchant des renseignements personnels, un registre des incidents tenu 5 ans, et une formation de chaque personne ayant accès à ces renseignements. Le responsable nommé à la section 1 en répond ; toute demande ou plainte lui est adressée.

3. Renseignements recueillis et finalités

• Compte : nom, courriel ou téléphone, organisation, présentation facultative — pour vous identifier, vous connecter, et vous donner les bons accès.
• Connexion : codes à usage unique (conservés sous une forme non réversible, hachée), clés d'accès (passkeys) — seule la clé publique est conservée, jamais votre empreinte ou votre visage, qui restent dans votre appareil.
• Formulaires publics du site (demande d'essai, liste d'attente) : nom, coordonnées, organisation, message ; pour une candidature étudiante, établissement et, si vous le fournissez, une preuve d'inscription — pour répondre à votre demande, avec votre consentement.
• Journal d'activité : identité, adresse IP, navigateur, page ou action, date — pour la sécurité du service et la résolution d'incidents.
• Réponses d'enquête : collectées pour le compte de l'organisation cliente qui a créé l'enquête, selon les fins qu'elle a définies.
• Agents de terrain : informations sur l'appareil jointes à chaque fiche (modèle, système, écran, réseau, batterie), position des points saisis, rythme de collecte — pour le contrôle de la qualité des données par la coordination, annoncé sur l'écran de connexion de l'application.

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire à ces fins. Aucun renseignement n'est vendu, ni utilisé à des fins publicitaires, ni transmis à un service d'intelligence artificielle — décision de principe, pas seulement une limite technique du moment.

4. Consentement

Lorsque la loi l'exige, nous demandons votre consentement de façon distincte, pour une fin précise, en termes simples : par exemple, la case d'un formulaire du site ne sert qu'à consentir au traitement de vos renseignements pour répondre à votre demande, et l'acceptation des conditions d'utilisation fait l'objet d'une case séparée. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant au responsable (section 1) ; le retrait vaut pour l'avenir.

5. Fonctions de localisation, d'identification et de profilage

Aucune n'est activée par défaut à votre insu :

• Centrage des cartes : votre navigateur vous demande d'abord la permission ; la position ne sert qu'à afficher la carte, elle n'est pas envoyée à nos serveurs. Si vous refusez, la carte reste sur une vue par défaut ; nous ne cherchons pas à vous localiser autrement.
• Partage de position en direct des agents : désactivé par défaut, exige que la coordination l'ouvre pour une campagne et que l'agent l'active lui-même ; l'agent peut le couper à tout moment.
• Informations sur l'appareil : jointes aux fiches des agents de terrain seulement, qui en sont informés avant de se connecter. Jamais pour une personne qui répond à un sondage par lien direct — seul le canal est alors enregistré.
• Suivi de la qualité du travail des agents : signale des fiches à vérifier, ne prend aucune décision. Toute décision (validation, rejet, paiement) est prise par une personne, avec motif exigé pour tout refus.

Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à votre sujet.

6. Destinataires et sous-traitants

Le personnel de TEP, seulement dans la mesure où ses fonctions l'exigent ; pour les enquêtes, les personnes que l'organisation cliente autorise selon leur rôle ; et nos fournisseurs, pour les seules fins décrites dans cette politique, chaque communication étant encadrée par contrat.

La liste de nos fournisseurs est communiquée aux organisations clientes, sur demande seulement, depuis la page de profil de leur administrateur.

Les destinations qu'une organisation cliente configure elle-même pour ses propres enquêtes (son tableur, sa base de données) relèvent du choix de cette organisation, pas de TEP.

7. Conservation et destruction

• Compte : tant que le compte existe, supprimé à votre demande.
• Demandes d'essai et liste d'attente : 90 jours, puis destruction (preuve d'inscription comprise).
• Journal d'activité : 24 mois, puis destruction.
• Codes de connexion : détruits dès leur expiration (10 minutes).
• Sondages express : 30 jours.
• Réponses d'enquête : selon les instructions de l'organisation cliente ; pseudonymisation des identités et suppression de la campagne à sa demande.
• Sauvegardes : chiffrées, conservées selon notre politique de rétention.

Le détail complet du cycle de vie d'une campagne (clôture, pseudonymisation, archive, suppression) est décrit dans gestion et cycle de vie des données.

8. Vos droits

Vous pouvez à tout moment consulter vos renseignements et en obtenir une copie dans un format structuré, les faire rectifier, retirer votre consentement, demander leur suppression, ou demander la désindexation lorsque la loi le permet.

• Depuis votre profil, vous pouvez à tout moment télécharger vos données ou demander la suppression de votre compte.
• Si votre compte pilote encore des campagnes actives ou administre une organisation, la suppression instantanée n'est pas possible sans mettre en péril ce que vous gérez ; votre demande est alors transmise à un administrateur, qui la traite avec vous.
• Pour toute question sur vos réponses à une enquête précise, adressez-vous directement à l'organisation qui l'a créée.

Écrivez au responsable (section 1). Nous répondons dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Sécurité et incidents

Accès chiffrés, authentification forte des comptes d'administration (clés d'accès), contrôle d'accès par rôle, journalisation, sauvegardes chiffrées hors site. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et chaque incident est inscrit à notre registre pour 5 ans.

10. Enfants

tepConnect ne s'adresse pas aux enfants. Une organisation cliente qui recueille des renseignements sur un enfant de moins de 14 ans (par exemple les membres d'un ménage) doit obtenir le consentement du parent ou du tuteur ; cette obligation lui revient.

11. Organisations et personnes basées dans l'Union européenne

tepConnect applique les principes du RGPD par choix, à l'ensemble de la plateforme, y compris lorsqu'aucune loi territoriale ne l'impose. Si votre organisation est établie dans l'Union européenne, ou si vous répondez à une enquête en tant que personne résidant dans l'Union européenne, les mêmes droits (section 8) s'appliquent intégralement à vos données.

12. Témoins (cookies)

Trois témoins strictement nécessaires au fonctionnement, aucun traçage publicitaire ni mesure d'audience. Détail : politique de cookies.

13. Modifications et contact

Toute modification importante est annoncée sur cette page, avec sa date. Pour toute question sur cette politique ou pour exercer un droit qui ne serait pas couvert par les outils en libre-service ci-dessus, écrivez au responsable (legal@tep-connect.com) ou à contact@tep-connect.com.